מערכות הערכת ביצועי כוח אדם המבוססות על KPI צוברות יותר ויותר פופולריות ברוסיה. היתרונות העיקריים של מנגנונים כאלה הם בהשתקפות הרציונלית של פעילותן של חברות.
KPI: מה זה
KPI (KPIs) הוא קיצור באנגלית של "מדדי ביצועים מפתח", ברוסית הוא מכונה KPIs - מדדי ביצועים מפתח (לעיתים פרמטרים). אבל בצליל הזר המקורי הוא משמש כנורמה. KPI היא מערכת המאפשרת להעריך את ביצועי עובדי החברה על מנת להשיג מטרות (אסטרטגיות וטקטיות).
"מדדי מפתח" מאפשרים לחברה לנתח את איכות המבנה שלה, את הפוטנציאל בפתרון בעיות. על בסיס KPI נוצרת גם מערכת לניהול יעדים. זה הגורם החשוב ביותר: אם אין סימנים למיקוד מדדי ביצועים, אז אין מה להחיל על "מדדי מפתח". ניהול לפי יעדים ו-KPI הן אפוא שתי תופעות הקשורות זו בזו. הראשון כרוך, קודם כל, חיזוי תוצאות העבודה, כמו גם תכנון כיצד תוצאות אלו יושגו.
מי המציא KPI?
עם זאת, ההיסטוריה אינה נותנת תשובה חד משמעית לשאלה זואתה יכול לראות איך הנהלת העולם הלכה להבין את מדדי ה-KPI, מה הם ולמה הם שימושיים. בסוף המאה ה-19 ובתחילת המאה ה-20, הסוציולוג מקס ובר קבע שיש שתי דרכים להעריך את עבודתם של העובדים: מה שנקרא "סולטן" ומריטוקרטי. לפי הראשון, הבוס ("הסולטן") העריך לפי שיקול דעתו עד כמה אדם מתמודד עם חובותיו. ההתחלה הרציונלית כאן משחקת תפקיד משני, העיקר הוא תפיסה רגשית גרידא של עבודתו של כפוף.
השיטה המריטוקרטית היא כאשר תוצאות העבודה מוערכות לפי הישגים אמיתיים, תוך מעורבות של מנגנוני מדידה אובייקטיביים. גישה זו הותאמה על ידי תיאורטיקנים של ניהול במדינות מערביות והתגבשה בהדרגה למה שאנו מכירים כמערכת KPI. תפקיד חשוב בשיטתיות של הערכה רציונלית של ביצועי כוח אדם מילאו עבודותיו של פיטר דרוקר, שנחשב כמי שהפך את הניהול לדיסציפלינה מדעית. המושגים של המדען קובעים ישירות שיש יעדים, אבל ישנה הערכה של מידת ההישגים באמצעות מדדי ביצועים מרכזיים.
KPI הטבות
הצד החיובי העיקרי של מערכת ה-KPI הוא נוכחות של מנגנון להערכת העבודה ועבודת המיזם בכללותו שקוף לכל עובדי החברה. זה מאפשר לרשויות להעריך את הביצועים של כל המבנים הכפופים בזמן אמת, לחזות כיצד משימות ייפתרו והיעדים הושגו. היתרון הבא של KPI הוא שלהנהלה יש כלי להתאמת עבודת הכפופים אם התוצאות הנוכחיות נשארות מאחורמהתכנון.
אם, למשל, מדידת ביצועים במחצית הראשונה של השנה מגלה שפרמטרים מסוימים של ביצועים אינם גבוהים מספיק, אז מתקיימות סדנאות כדי לזהות את הסיבות ולעודד עובדים לבצע ביצועים טובים יותר לאחר ששת החודשים הבאים. צד חיובי נוסף של KPI הוא המשוב בין המומחה למנהל. הראשון יקבל לא רק הנחיות ולעיתים קטיף מוטה לכאורה, אלא הערות מבוססות, השני ישפר את הביצועים על ידי ציון טעויות וחסרונות בעבודה שמבצע הכפוף.
חסרונות KPI
ניתן לפרש את תוצאות ההערכות במסגרת מדדי KPI (מדדי ביצועים ככאלה) לא לגמרי נכון, וזה החיסרון העיקרי של מערכת זו. ככלל, ההסתברות להתרחשות של בעיה כזו היא נמוכה יותר, ככל שמקבלים תשומת לב רבה יותר בשלב היווצרות הקריטריונים להערכת פרמטרי ביצועים. מינוס נוסף של KPI הוא שחברות יצטרכו להשקיע משאבים רבים כדי ליישם את המערכת הזו (מחושב, ככלל, בזמן, בעבודה ובכספים). אנחנו מדברים, כמובן, על עבודה על הפרמטרים המרכזיים של האפקטיביות של רמת העיבוד הנכונה. קיימת אפשרות שיהיה צורך לבצע הסבה בקנה מידה גדול של עובדים: מומחים - במטרה לשנות משימות, ומכאן לתנאי העבודה, בעוד ההנהלה תצטרך לשלוט בשיטות חדשות להערכת עבודת הכפופים. ייתכן שהחברה לא תהיה מוכנה לתת לצוות זמן נוסף לשליטהחידושים.
פרטי הטמעת KPI
המשימה העיקרית בעת יישום מערכת KPI ("מאפס") היא למנוע עמדות שליליות כלפיה מהעובדים. לכן, הנהלת החברה צריכה להעביר בבירור את המשמעות והיתרונות המעשיים של חידושים לכל אחד מהכפופים, שעבודתו נתונה להערכה לאחר מכן לגבי האפקטיביות. השיטה הטובה ביותר כאן, לפי כמה מומחים מתחום משאבי האנוש, היא מצגת פרטנית, הסבר למומחים בתפקידים ספציפיים: KPIs - מה הם ולמה ליישם את המערכת הזו בחברה.
תהיה זו טעות להטיל ללא תנאי פרמטרי יעילות בצו, אבל הצעד ההכרחי הוא פנייה של בכירי החברה. אם, למשל, מנהל קו מודיע לכפופים במחלקה שלו על יישום ה-KPI הקרוב, אז מידע זה צריך לקבל אישור גם על ידי המנכ ל. על המומחה להבין שמערכת מדדי הביצועים העיקריים אינה המצאה של הבוס, אלא מרכיב של המדיניות האסטרטגית של החברה כולה.
תזמון אופטימלי להטמעת KPI
יש דעה בקרב מומחים לפיה מדדי KPI, אם אנחנו מדברים על מערכת, צריכים להיות מיושמים במקביל בכל רמות ניהול החברה - ממומחים רגילים ועד למנהלים בכירים. לפי נקודת מבט זו, לא ניתן להאריך את העיתוי של יישום מדדי ביצועים מרכזיים בזמן: המערכת מתחילה לעבוד באופן מיידי. השאלה היחידה היא איך לבחור בצורה אופטימלית את רגע ההשקה שלו. יש נקודת מבט שמספיק להודיעעובדים על תחילת ה-KPI בעוד כשלושה חודשים. זה מספיק לצוות החברה כדי ללמוד את הפרטים של ההערכה העתידית של יעילות עבודתם.
יש גם את התזה שבמשך זמן מה KPI יכול לעבוד במקביל למערכת התשלומים הקודמת. בהתאם למידת הליברליזם של הרשויות, העובד יוכל לבחור לפי איזו תכנית ישולם לו. ניתן לחלוטין להניע אדם לעבוד לפי ה-KPI החדש באמצעות בונוסים ובונוסים, שתנאי הקבלה יפורטו בצורה ברורה בפרמטרים המרכזיים.
שלבים של יצירת מערכת KPI
למעשה, ככזה, מקדימים להכנסת מנגנוני KPI מספר שלבים של עבודת הכנה. ראשית, זוהי התקופה הקשורה לגיבוש יעדים אסטרטגיים המוגדרים לחברה. במסגרת אותו שלב של עבודה, התפיסה הכללית מחולקת לתחומים טקטיים, שאת יעילותם יש למדוד. שנית, זה פיתוח של מדדי ביצועים מרכזיים, הגדרת המהות שלהם. שלישית, מדובר בעבודה על חלוקת סמכויות רשמיות הקשורות ליישום המערכת, כך שכל אחראי שואל שאלה כמו "KPIs - מה הם?"
לפיכך, כל האינדיקטורים יוקצו ליחידים (מחלקות) ספציפיות במשרד. רביעית, ייתכן שיהיה צורך להתאים את התהליכים העסקיים הנוכחיים (אם האסטרטגיה המעודכנת מחייבת זאת). חמישית, זה פיתוח של מערכת מוטיבציה חדשהעובדים, יצירת נוסחאות שכר המבוססות על קריטריונים חדשים. לאחר השלמת כל ההליכים שצוינו, תוכל להפעיל את מערכת KPI.
דרישות KPI
כפי שהוזכר לעיל, מדדי KPI הם מדדי ביצועים מרכזיים הקשורים קשר בל יינתק למטרות החברה. איכות פיתוח המיקוד היא הדרישה העיקרית למערכת KPI. ניתן לגבש יעדים על פי עקרונות שונים, אך אחד הפופולריים ביותר בסביבת משאבי אנוש הוא תפיסת ה-SMART. פירושו "ספציפי" (ספציפי), "ניתן למדידה" (ניתן למדידה), "ניתן להשגה" (בר השגה), "רלוונטי לתוצאה" (רלוונטי), "קבוע בזמן" (קבוע בזמן), וכתוצאה מכך, נתינה מדדי KPI מעובדים ואיכותיים.
דוגמאות של יעדים העומדים בקריטריונים הבאים: "לפתוח כל כך הרבה (ניתן למדידה) נקודות מכירה (ספציפיות) בעיר (רלוונטית) ברבעון הראשון (מוגדר בזמן)", או "למכור כל כך הרבה כרטיסי טיסה לכאלה ומדינה כזו בעוד שלושה שבועות. כל מטרה צריכה להיות מחולקת למשימות, אשר, בתורן, מופחתות לרמה של KPIs אישיים (לעובדים או למחלקות). המספר האופטימלי, לפי כמה מומחים, הוא 6-8.
KPI Automation
אחד הגורמים להטמעת KPI מוצלחת הוא התשתית הטכנולוגית. מאחר שמחווני ביצועים מרכזיים הם קבוצה של אינדיקטורים רציונליים, מחשב יעשה איתם עבודה טובה מאוד. ישנם פתרונות תוכנה רבים לניהול מדדי KPI. האפשרויות הקיימות בהפצות כאלה הן נרחבות למדי. ראשית, זה נוחהצגת מידע (בצורה של גרפים, ניתוחים, תיעוד) על התהליכים הקשורים ל-KPI. מה זה נותן? בעיקר, האחדות של תפיסת הנתונים, הפחתת הסבירות של פרשנות שגויה של מספרים. שנית, מדובר באוטומציה של איסוף וחישוב מדדי ביצועים. שלישית, מדובר בניתוח רב מימדי (עם נפחים גדולים מאוד של מספרים), שיהיה קשה לאדם ללא תוכנית לבצע. רביעית (בנוכחות תשתית רשת), מדובר בחילופי מידע בין עובדים בודדים והקמת ערוצי משוב "בוס-כפוף".
