דואר אלקטרוני, בשל ריבוי היתרונות על פני מכתבי נייר, הפך מזמן לאחד מסוגי התקשורת העיקריים. עם זאת, כמו חידושים טכנולוגיים רבים אחרים, לסוג זה של תקשורת יש כללים משלו. למרות העובדה שתקשורת באמצעות דואר אינטרנט הפכה לחלק בלתי נפרד מתחומי חיים רבים, רוב המשתמשים לא יוכלו לענות על השאלה מה הם מרכיבי האימייל.
מבנה האימייל מנקודת המבט של המשתמש
הודעות דוא"ל דומות ושונות מאוד ממכתבי נייר המוכרים לדור הישן. אך ללא קשר לשירות הדוא"ל, מבנה הדוא"ל תמיד זהה. הבה נרשום את הרכיבים של הודעת דוא"ל, ונתאר בקצרה כל אחד מהם:
- שדה "אל". שדה זה מכיל את כתובת הנמען. אם יש מספר נמענים, הפרד אותם באמצעות נקודה-פסיק.
- שדה "נושא". בשירותי דואר רבים, זה נחשב חובה. ולמשתמשים יהיה קל יותר למצוא את המכתב אם הנושא מצוין בה בצורה נכונה.
- גוף המכתב. גוף האימייל מכיל את הטקסט הראשי.
רכיבי אימייל מוסתרים
בחנו את המבנה הגלוי של המכתב. אך בנוסף לאלמנטים הנראים לעין בלתי מזוינת, ניתן לייחס את השדות הבאים גם לרכיבי אימייל:
- ממי (שדה זה מולא אוטומטית);
- copy (בנוסף לנמען הראשי, עותק מהמכתב נשלח למישהו אחר);
- עותק עיוור (משמש אם יש לשלוח עותק מהמכתב מבלי ליידע את הנמען הראשי);
- קבצים מצורפים.
רכיבי אימייל מנקודת מבט טכנית
מנקודת מבט טכנית, כל אימייל כולל גם את הרכיבים הבאים:
- Headers, או, כפי שהם נקראים גם, מעטפות של פרוטוקול SMTP. כותרות אלו עשויות להיכלל או לא להיכלל בגוף האימייל. כלומר, יתכן מצב שבו לשרת הדואר יש יותר מידע ממה שמצוין בגוף ההודעה. הכותרת מכילה את הכתובות של השולח, הנמענים וכתובת המארח השולח.
- ההודעה עצמה, שהיא בשפה של פרוטוקולי SMTPשנקרא Data. זה, בתורו, מחולק ל:
- כותרת המכתב - באנלוגיה לדואר נייר, הוא מכיל נתונים על שרתי הדואר שהמכתב עבר, ומידע נוסף;
- גוף המכתב - הטקסט של המכתב עצמו.
מבנה דואר אלקטרוני להתכתבות עסקית
אם עד כה דיברנו על המבנה של מייל מנקודת מבט טכנית, עכשיו בואו נסתכל על המרכיבים של מייל כתוב היטב להתכתבות עסקית, כי כל חברה שמכבדת את עצמה מנסה לציית עם סטנדרטים מקובלים של תקשורת.
למרות שיש מספר רב של סיווגים שונים של הודעות אלקטרוניות, הם מחולקים לשתי קבוצות בהתאם למבנה העיצובי. הקבוצה הראשונה היא מכתבי תקשורת, הם משמשים במהלך העבודה. השני הוא מכתבי הסכמה: מסרים המסכמים את הפגישה, מציינים את המועדים לסיום העבודה ועוד היבטים חשובים להבהרת הפעולות הנדרשות מכל אחד מהצדדים.
בוא נרשום את הרכיבים של כל סוג של אימייל בנפרד.
תקשורת מכתבים
המבנה שלו חייב לכלול:
- נושא האימייל. בתחום זה, עדיף לציין בדיוק למה אתה מצפה מהמארח, כגון הסכמה על זמן פגישה, רשימת נושאים שיש לקחת בחשבון וכדומה.
- ברכות. גם אם המכתב מתוכנן להישלח למספר אנשים,האתיקה של תקשורת עסקית מרמזת על קבלת שלום חובה של הנמענים.
- תוכן הודעה. הטקסט בפועל של הודעת הדוא"ל, המתאר את הבקשה באופן ספציפי ככל האפשר.
- חתימת תאגיד. נקודה שהרבה אנשים שוכחים. תבנית חתימה בהרכבה נכונה כוללת את שמו המלא ותפקידו של הכותב, פרטי ההתקשרות שלו (מספר טלפון, קישורים לאתר החברה, מייל וכו'). החתימה עשויה להשתנות בהתאם לכללים ולתקנות שאומצו על ידי הארגון.
- שדות "To" ו-"Cc". הם רשומים אחרונים מסיבה - על ידי מילוים אחרון, לא תכלול את האפשרות לשלוח הודעה לא גמורה או לא מאומתת.
מכתב הסכמה
כפי שהוזכר לעיל, סוג זה של הודעה אלקטרונית משמש לסיכום תוצאות הפגישה, ציון תוכנית הפעולה לכל צד וקביעת מועדים. מכתבים כאלה הם מעין "פרוטוקול" של פגישות ומאפשרים לבנות מידע בצורה נוחה. אות מסוג זה נבנית לפי התכנית:
- ברכות. אם מספר המשתתפים בפגישה המסוכמת במכתב היה קטן, אתה יכול לרשום את כולם בשמות או להשתמש בסוג כללי של ברכה.
- חזור על מטרת הפגישה, שתוצאותיה מתמצות במכתב.
- רשימת הנושאים שנידונו במהלך הפגישה. לכל סוגיה מצוינים ההסכמות, ההחלטות ומועדי היישום.
- רשימת בעיות שאינן דורשות פתרון דחוף, אך אין להתעלם מהן.
- הבהרת דעתם של משתתפי הפגישה - האם הכל נלקח בחשבון?
- חתימת תבנית.
