רוב החברות המודרניות שומרות על קשר עם הלקוחות באמצעות השימוש באינטרנט: דואר אלקטרוני, רשתות חברתיות ומסרים מיידיים. זה מקל מאוד על תהליך הפנייה לציבור, אבל גם גורם לבעיות אבטחה ואמון. רמאים יכולים להשתמש בשם הארגון כדי להונות משתמשים. לכן, חשבונות החברה צריכים להיראות ייחודיים ולאשר רשמיות. לשם כך, נעשה שימוש בכתובות דוא ל ארגוניות עם הדומיין של החברה. הם מאפשרים לא רק לאשר שערוץ תקשורת זה מוביל ישירות לארגון, אלא גם להדגיש את רצינותו וייצוגותו.
דואר תאגידי: הגדרה ויצירה
אם אתה חושב על איך ליצור אימייל ארגוני, זה יהיה שימושי קודם כל להבין מה זה וכיצד אתה יכול לפתור את הבעיה.
דואר תאגידי הוא מערכת כזו של כתובות דואר אלקטרוני, המנוהלת על ידי הנהלת החברה,יש לו דומיין נפרד בכתובת שאחרי הסימן @ ויש לו משאבים ייעודיים מסוימים לעשיית עסקים: לוח שנה משותף, אחסון בענן, דיוור אוטומטי. דואר כזה מספק אפשרויות אחרות, כגון ניהול חשבונות עובדים, יצירתם ושימוש בכתובות קצרות ופשוטות של תיבת דואר.
מארחים רבים מציעים שירותי דואר ארגוניים משלהם ללקוחותיהם. ניתן גם ליצור שרת דואר על ידי רכישת חומרה מיוחדת או אירוח בשרת ענן. אבל אולי הדרך הקלה והזולה ביותר היא להשתמש בשירותים של שירותי דואר גדולים מגוגל או Yandex.
רישום דומיין
הדבר הראשון שצריך לחשוב עליו אחרי השאלה "איך ליצור דואר ארגוני עם הדומיין שלך" הוא ליצור דומיין משלך. אתה יכול לעשות זאת עם רשמים מיוחדים או מארחים ששוכרים שמות מתחם. כדי לעשות זאת, עליך לבחור באיזה אזור יהיה הדומיין שלך. כעת יש מספר עצום מהם: מארצי (.ru,.ua,.de) וטריטוריאליים (.su,.eu) ועד לאלו הקשורים לעיסוקים ותחומי עניין (.online,.run,.website,.club,.משחק,.עבודות). ישנם יותר מ-1,000 אזורים שונים, ומחיר ההשכרה יכול לנוע בין 100 למאות אלפי רובלים, בהתאם לבלעדיות ולנדירות של האזור.
חוץ מזה, אם שם הדומיין הרצוי כבר נלקח, אתה יכול לנסות לקנות אותו, אבל אז מחיר ההנפקה יהיה לפחות כמה עשרות אלפי רובלים. אבל זה שווה את זה אם גם אתה מתכנן ליצור או להעביר אתר תחת זהdomain.
לאחר שהצלחת ליצור דומיין ארגוני, אתה יכול לחשוב על העבודה של שרת הדואר.
מנוע שרת דואר עם הדומיין שלך
כדי להתחיל ליצור דואר, עליך להבין לפחות את היסודות של שרת הדואר.
נדרש שרת דואר כדי לשלוח ולקבל אימיילים. הוא משתמש בהגדרות דומיין ספציפיות כדי ליצור חיבור עם השרת של הנמען. הגדרות אלו נקראות רשומות MX ומספקות מידע לתוכנית אילו שרתים מקבלים דואר נכנס עבור תחום נתון. כדי לקבל הודעות, השרת גם יוצר קשר עם הדומיין של השולח ומנתח נתונים מרשומות SPF המציינים איזה שרת יכול להשתמש בדומיין כדי לשלוח הודעות. הדומיין מאומת גם על ידי נוכחות של מפתח DKIM המאשר את אבטחת המקור.
לכן שהדומיין שלך חייב להיות בעל ערכי MX ו-SPF נכונים ב-DNS כדי לעבוד עם שרת הדואר. ישנם מספר רב של שרתי דואר, אך הנגישים, האמינים והמאובטחים ביותר הם בו זמנית הפופולריים ביותר - אלו שירותי גוגל ו-Yandex. היתרונות שלהם הם באירוח חינם (לתמיד עבור Yandex ושבועיים עבור Google) של שרת דואר לדומיין, תמיכה מקצועית ובזמן, תמיכה מתמדת בעבודה עם דואר.
איך ליצור דואר ארגוני ב-Google?
התחל להשתמש בדואר ארגונימגוגל אפשרי לאחר הרשמה לשירות מיוחד לעסקים - G Suite. לשם כך, עבור לדף השירות וציין את הנתונים הבאים:
- שם החברה.
- מספר עובדים.
- שם דומיין (אם אינו זמין, ניתן להירשם ישירות מדף השירות).
- מספר טלפון.
- כתובת הדואר שאתה בודק בקביעות.
לאחר ההרשמה, המשתמש מקבל הזדמנות להמשיך להגדיר דואר ארגוני.
אבל קודם כל, אתה צריך לאשר בעלות על הדומיין. זה נוח שגוגל קובע את הרשם ומציע איתו המלצות על הגדרת DNS לאישור. ניתן לעשות זאת ב-4 דרכים:
- באמצעות רשומת TXT.
- באמצעות CNAME.
- באמצעות רשומת MX.
- באמצעות קוד HTML באתר (אם קיים).
השיטה הראשונה כוללת הוספת רשומת בקרת TXT בהגדרות ה-DNS של הדומיין, שתסופק על ידי G Suite. השיטה השנייה והשלישית שונות מהראשונה רק בסוג הרשומה. ואת הרביעי אפשר לעשות רק אם יש לך אתר אינטרנט: אתה צריך ליצור דף עם שם ספציפי (שנקבע על ידי השירות) ולהוסיף לו את קוד האימות שצוין.
לאחר אישור, הגדרות הדואר הארגוני הופכות לזמינות.
הגדרות דואר ותכונות של Google
Google מספקת הגדרות ותכונות מתקדמות רבות ושונות להתאמה אישית, כולן בתשלום. שימו לב:
- ראשית, עבורלאבטחה משופרת, תוכל להפעיל תכונות כגון כניסה יחידה. זה מאפשר לך לאשר לעובדים בחשבונות דואר באמצעות דף אינטרנט להיכנס ספציפית לאנשים אלה. או, למשל, ניהול סיסמאות, שיאפשר לך לשחזר או לשנות סיסמאות עובדים שאבדו. כמו גם ניהול ה-API של Google, המאפשר להשבית שירותי צד שלישי מתיבת הדואר והכונן.
- שני, אתה יכול להוסיף משתמשים למערכת הדואר. כדי לעשות זאת, עליך ללחוץ על הסמל "+" בחלונית התואמת ולהזין מידע על העובד, תוך ציון כתובת דואר חדשה במערכת שלך והגדרת הסיסמה המקורית. באמצעות נתונים אלה, הוא יוכל להיכנס לחשבון הארגוני שלו.
- שלישי, אתה יכול ליצור כינויים עבור כתובות דוא"ל במידת הצורך. כלומר, הכתובות השניות, שמכתבים מהם יועברו לכתובת המקורית.
- רביעית, יש אפשרות לארגן קבוצות ודיוור המוני כדי שעובדים יוכלו לתקשר.
בנוסף לחשבון אימייל, כל העובדים יקבלו לפחות 30 GB של שטח דיסק, יומן מסונכרן, חשבון Google+ וגישה לכל שירותי Google.
איך ליצור דואר ארגוני ב-Yandex?
כדי לעשות זאת, עליך לבצע כמעט אותם שלבים כמו עבור שירות Google. עליך לרשום דומיין ב-Yandex. Mail, לאשר שהוא שייך לך (באמצעות קוד ה-html ודרך הגדרות ה-MX) ולהמשיך בהגדרות.
יש הבדל קל -"Yandex" מציעה למשתמש להאציל את הדומיין שלו בשליטת ענקית החיפוש על מנת להימנע מהגדרות DNS ידניות. ניתן לעשות זאת דרך אתר האינטרנט של הרשם, בהתאם להנחיות המפורטות של Yandex.
לאחר שעשית את כל זה, אתה יכול להתחיל ללמוד על כל האפשרויות של דואר חינם עבור דומיין מ-Yandex.
הגדרות ואפשרויות עבור דואר Yandex
הדבר הראשון ש-Yandex תציע לעשות הוא להוסיף רשומת DKIM לדומיין שלך כדי שהודעות דוא ל ייבדקו בצורה מוצלחת יותר לאיתור דואר זבל.
יצירת חשבונות לעובדים היא גם קלה כאן: פשוט הזינו את השם, הכתובת והסיסמה הראשונית. מידע זה יעזור לך להיכנס לחשבון שלך. ניהול חשבון מאפשר לך לשנות נתונים אישיים, לשנות את הסיסמה וסטטוס המשתמש במערכת הארגונית.
"Yandex" מאפשר לך ליצור עד 1000 כתובות דואר, לבעליהם להשתמש בשטח דיסק ושירותים אחרים כמשתמש רגיל. והמנהל יכול ליצור דיוור וצ'אטים המוניים, כינויי כתובות וכניסה יחידה.
Result
לבצע את הצעד החשוב של החלטה ליצור דואר ארגוני בדרך לבניית צוות ייצוגי ומוצק שמוכר ורוצים לעשות איתו עסקים זה מה שכל חברה שואפת צריכה לשאוף להשיג. וזה לא מצריך השקעות גדולות: שימוש באירוח הדואר של שתי החברות הגדולות בתחום האינטרנטטכנולוגיות, אתה יכול לארגן את מערכת הדואר הארגונית שלך. יתרה מכך, אם ההגבלות של ה-"Yandex" החינמיות הפכו למוחשיות עבור החברה, אז קיימת אפשרות של אינטגרציה ללא כאבים עם השירות בתשלום G Suite, שבו החסרונות הללו מוסרים.
