בעולם הטכנולוגיות הדיגיטליות, אנשים שולטים זה מכבר בשיטות מודרניות של תקשורת באינטרנט. לכן, אחת הדרכים הנפוצות ביותר להעברת מידע היא הדואר האלקטרוני, איתו ניתן לתקשר, ללמוד ולהתפתח. כיום, האינטרנט מספק מגוון רחב של תוכנות כאלה, אך הפופולרי והנוח ביותר הוא Microsoft Outlook. למרות ההיבטים החיוביים הרבים, לתוכנית הדואר הזו יש מספר ניואנסים הדורשים פתרון ספציפי. לדוגמה, משתמשים מתחילים רבים נתקלים בבעיה כיצד להגדיר תשובה אוטומטית ב-Outlook.
פונקציית מענה אוטומטי
היום, Outlook היא תוכנית הדוא ל הפופולרית ביותר, הפופולרית בקרב משתמשי אינטרנט בשל הפשטות והפונקציונליות שלה. הודות לתוכנית זו, אתה יכול לתקשר בחופשיות ולקבל דיוור. בין התכונות החיוביות הרבות, יש להדגיש את האפשרות של תגובה אוטומטית. אם אתה נוסע למרחקים ארוכים או למרחקים ארוכיםפרק זמן שבו Microsoft Outlook מאפשר לך להשתמש בתכונת התשובה האוטומטית.
אם אין חיבור לאינטרנט או אפשרות לגשת לתיבת הדואר, המענה האוטומטי ישלח לשולח את אנשי הקשר של המשתמש והודעה מוקלטת מראש בתבנית מיוחדת.
הגדרה ותפעול של תשובה אוטומטית
רוב האנשים, לא רק מתחילים, אלא גם משתמשי אינטרנט מתקדמים, מתמודדים עם הבעיה כיצד להגדיר מענה אוטומטי ב-Outlook. ההליך ליצירת תשובה אוטומטית בתוכנת הדואר לא יהיה קשה וגוזל זמן אם הכל נעשה בצורה נכונה ובהתאם להוראות.
לכן, כדי להגדיר תשובה אוטומטית ב-Outlook, עליך לבצע את הפעולות הבאות:
- פתח את Outlook.
- מצא ולחץ על הלחצן "כתוב הודעה".
- הזן את הטקסט של ההודעה לתשובה אוטומטית. חשוב לזכור שזה הטקסט שיישלח לשולח.
- מצא ולחץ על הלחצן "קובץ".
- באפשרויות "קובץ", מצא ולחץ על "שמור בשם". עליך לבחור בפורמט "תבנית Outlook" ולשמור את ההודעה.
יצירת תבנית היא רק הצעד הראשון שיעזור לך להבין כיצד להגדיר תשובה אוטומטית ב-Outlook ולהפוך את תוכנית האימייל שלך לקלה יותר לשימוש.
צעדים בסיסיים להגדרת תשובה אוטומטית
הגדרת תשובה אוטומטית כוללת את השלבים הבסיסיים הבאים:
- עליך למצוא את הכרטיסייה "כללים" בחלונית העליונה של התוכנית.
- לאחר מכן בחר את "בקרהכללים והתראות", שבו עליך לבחור באפשרות "חדש".
- בחלון שנפתח, בחר "החל כללים על הודעות שאני מקבל".
- לאחר ביצוע בחירה, לחץ על הלחצן "הבא".
- חלון "אשף הכללים" יופיע, שבו אינך צריך לבחור דבר. אז אתה רק צריך ללחוץ על כפתור "הבא", ולאחר מכן לענות "כן".
- בחלון הבא שיופיע, עליך לסמן את האפשרות "סמן באמצעות התבנית שצוינה". בחלון למטה, עליך ללחוץ על "תבנית שצוינה".
- לאחר מכן, יופיע חלון "תיקיות", שבו עליך לבחור "תבניות במערכת הקבצים".
- לאחר שהחלון "תשובה אוטומטית" מופיע, עליך ללחוץ עליו ולפתוח אותו.
- ב"אשף הכללים" שנפתח, בחר "הבא".
- בחלון האחרון, לפני הגדרת תשובה אוטומטית ב-Outlook, עליך ללחוץ על כפתור "סיום".
לכן, הגדרת המענה האוטומטי הושלמה בהצלחה. כעת הודעות מוטמעות בתבנית יישלחו לכל כתובת. חשוב לדעת: כדי שהתשובה האוטומטית תעבוד ביציבות וביעילות, עליך לספק למחשב האישי אינטרנט ללא הפרעה.
לסיכום
לכן, בהתאם לתבנית שנוצרה ולפעולות שננקטו, ישמש תשובה אוטומטית ב-Outlook עבור כל המיילים הנכנסים. אבל כדאי לקחת בחשבון את העובדה שאשף הכללים מספק לשלוח תשובה אוטומטית לנמען פעם אחת בלבד.
ההפעלה מתחילה לאחר ההשקה הראשונה של תוכנית הדואר, ומסתיימת כאשר אתה יוצא ממנה. בעוד התוכניתעובד, תגובה חוזרת לנמען שהצליח לשלוח מספר מסוים של הודעות לא תגיע. במהלך הפגישה, התוכנית יוצרת רשימה ספציפית של משתמשים שאליהם נשלחה תשובה אוטומטית. פעולות כאלה מאפשרות לך להימנע משליחה חוזרת של ההודעה. עם זאת, אם תפעיל מחדש את התוכנית, הרשימה תימחק. לפיכך, בהינתן השלבים הבסיסיים להגדרה ויצירת תבניות, כל הספקות לגבי אופן ההגדרה של תשובה אוטומטית ב-Outlook צריכים להיעלם.
